1. Clarificarea scenariului de onboarding și a riscurilor asociate

Primul pas presupune definirea exactă a fluxului de onboarding. Se analizează unde are loc capturarea documentelor, cine operează echipamentul și ce se întâmplă cu datele după scanare. Într-o sucursală bancară, de exemplu, procesul diferă față de un punct de check-in din ospitalitate sau față de un ghișeu de retail cu verificare de vârstă.

Este important să se stabilească nivelul de risc acceptat și cerințele de conformitate aplicabile. În majoritatea cazurilor, procesele KYC (Know Your Customer) și AML (Anti-Money Laundering) impun păstrarea unor dovezi clare ale verificării. Scannerul trebuie să genereze imagini lizibile, metadate și log-uri care să susțină auditarea ulterioară. Fără această clarificare inițială, selecția echipamentului riscă să se bazeze pe criterii incomplete.

2. Identificarea tipurilor de documente și impactul asupra OCR-ului

Selecția scannerului trebuie să pornească de la tipurile de documente utilizate în procesul de onboarding și de la modul în care datele din acestea vor fi extrase automat. Cărțile de identitate, pașapoartele, permisele de ședere sau permisele de conducere diferă semnificativ ca format, materiale și elemente de securitate, iar aceste diferențe influențează direct calitatea capturii și performanța recunoașterii automate.

Scannerul ales trebuie să ofere suport pentru documente naționale și internaționale, să permită citirea zonelor MRZ (Machine Readable Zone) pentru documentele conforme ICAO și să asigure scanare duplex, pentru capturarea ambelor fețe într-o singură operațiune. În plus, în cazul documentelor uzate, plastifiate sau cu suprafețe lucioase, calitatea senzorului și controlul iluminării devin critice.

În contextul OCR-ului, orice imperfecțiune în captură se traduce ulterior în erori de date, corecții manuale și timpi suplimentari de procesare.

3. Acuratețea OCR și calitatea datelor extrase în procesele de onboarding

OCR-ul (Optical Character Recognition) transformă imaginea documentului în date structurate utilizabile în aplicațiile interne. În procesele de onboarding și verificare ID, acuratețea OCR trebuie evaluată pe câmpuri critice precum nume, prenume, CNP, serie document și dată de expirare. O rată redusă de recunoaștere afectează direct eficiența operațională și experiența clientului.

Diferența dintre un OCR generic și unul optimizat pentru documente de identitate devine vizibilă mai ales în medii cu volume mari. Scannerul trebuie să permită configurări fine, actualizări software și adaptarea la modificările de format ale documentelor emise de autorități. Pentru o evaluare corectă, se recomandă testarea echipamentului cu documente reale, în condiții apropiate de cele operaționale, nu doar cu mostre ideale.

O combinație echilibrată între calitatea capturii și performanța OCR-ului asigură un flux de onboarding stabil, reduce intervențiile manuale și susține automatizarea end-to-end.

4. Integrarea cu soluții IDV/KYC și ecosisteme IT existente

Un scanner performant își demonstrează valoarea prin integrare. Se analizează compatibilitatea cu DMS (Document Management System), CRM, sisteme ERP sau platforme de verificare a identității (IDV/KYC). Integrarea prin API-uri documentate și SDK-uri reduce timpul de implementare și riscul de blocaje tehnice.

În majoritatea cazurilor, scannerul acționează ca punct de intrare pentru un ecosistem mai larg. Datele extrase ajung în aplicații care validează autenticitatea documentului, verifică liste de sancțiuni sau confirmă identitatea în baze externe. 

5. Analiza funcțiilor de securitate și a detectării tentativelor de fraudă

Securitatea începe din momentul capturii. Se recomandă evaluarea scannerelor care includ iluminare UV și IR, capabile să evidențieze elemente de siguranță ale documentelor. Aceste funcții ajută la identificarea timpurie a documentelor contrafăcute, înainte ca datele să fie propagate în sistemele interne.

Pentru organizațiile cu expunere ridicată la fraudă, această etapă reduce costurile ulterioare de investigație. Se verifică, de asemenea, modul în care imaginile sunt stocate și criptate. Scannerul trebuie să permită control asupra retenției datelor și ștergerea automată, în linie cu politicile interne și cu cerințele GDPR.

6. Alegerea tipului de scanner în funcție de mediul de utilizare

Tipologia scannerului influențează direct fluxurile operaționale. Scanerele desktop se folosesc frecvent în front-office și oferă stabilitate pentru volume mari. Scanerele mobile sau portabile se potrivesc onboardingului pe teren sau evenimentelor temporare. În proiecte de self-service, kiosk-urile integrează echipamente proiectate pentru utilizare nesupravegheată.

Pentru rezultate previzibile, se recomandă corelarea tipului de scanner cu mediul fizic: spațiu disponibil, nivel de lumină, frecvența utilizării. Materialele vizuale incluse în documentația internă sau în prezentările de proiect ar trebui să reflecte aceste medii reale, precum ghișee, zone de recepție sau spații tehnice, evitând imagini generice.

7. Integrarea proiectului într-o abordare de soluție completă

Selectarea scannerului devine mai eficientă atunci când face parte dintr-o soluție completă. Se consideră utilă implicarea unui furnizor care oferă consultanță tehnică, configurare personalizată și suport post-implementare. Această abordare reduce riscurile asociate integrării și accelerează atingerea obiectivelor operaționale.

Eutron dezvoltă proiecte de acest tip printr-un model care acoperă analiza cerințelor, implementarea și mentenanța continuă. Experiența acumulată în proiecte din banking, retail și industrie susține fluxuri operaționale optimizate și soluții scalabile.

8. Extinderea verificării identității prin semnătură și amprentă

În anumite scenarii, documentele nu oferă singure nivelul de siguranță necesar. Captarea semnăturii digitale și a amprentei adaugă un strat suplimentar de confirmare a identității și sprijină non-repudierea. Tabletele dedicate pentru captarea semnăturii permit integrarea directă în fluxuri digitale și elimină documentele pe hârtie. E

Pentru identificare biometrică, cititoarele de amprentă conforme cu standarde internaționale completează procesul de onboarding. Integrarea biometricii se face în funcție de nivelul de risc și de cerințele legale aplicabile.

9. Adaptarea criteriilor de selecție la specificul industriei

Industria influențează direct prioritățile. În banking și fintech, accentul cade pe detectarea falsurilor, auditabilitate și integrare cu baze externe. În retail, viteza de procesare și experiența fluidă pentru client devin prioritare. În ospitalitate și travel, suportul pentru documente internaționale și MRZ accelerează check-in-ul.

În sectorul public sau în sănătate, trasabilitatea și securitatea integrată sunt prioritare. Se recomandă definirea unor obiective de performanță clare, precum timp mediu de onboarding sau rată de eroare acceptată, pentru a evalua dacă scannerul ales răspunde nevoilor reale.

10. Evaluarea costurilor, TCO și a posibilităților de scalare

Costul total de proprietate include mai mult decât prețul de achiziție. Se analizează licențele software, integrarea, mentenanța predictivă și suportul pe termen lung. Un scanner care reduce intervențiile manuale și erorile contribuie la eficiență și la un ROI măsurabil, prin scăderea costului per client procesat.

Scalarea reprezintă un criteriu important pentru organizațiile în creștere. Soluția trebuie să permită extinderea volumelor fără modificări majore de infrastructură. 

11. Testare, pilot și evitarea erorilor frecvente

Se recomandă evitarea selecției bazate exclusiv pe specificații teoretice. Lipsa testării cu documente reale conduce frecvent la surprize post-implementare. Un proiect pilot ar trebui să includă documente uzate, variații de lumină și volume apropiate de cele operaționale.

Printre erorile frecvente se numără subestimarea integrării IT și ignorarea cerințelor de securitate. O evaluare structurată, cu implicarea echipelor IT, operaționale și de conformitate, reduce riscurile și crește șansele unei implementări stabile.

Pași următori pentru implementare

După finalizarea evaluării, se recomandă documentarea criteriilor de selecție și definirea unui plan de implementare. Acesta ar trebui să includă testare, instruirea operatorilor și stabilirea indicatorilor de performanță. Scannerul de documente trebuie privit ca parte a unei soluții integrate, orientate spre automatizare, trasabilitate și securitate integrată, capabilă să susțină fluxuri operaționale optimizate pe termen lung. 

Întrebări frecvente

1. De ce este scannerul de documente esențial în procesele de onboarding și verificare ID?
Pentru că reprezintă punctul de intrare al datelor în sistem. Calitatea scanării influențează direct OCR-ul, automatizarea și conformitatea KYC.

2. Ce tipuri de documente trebuie să suporte un scanner pentru onboarding?
Cărți de identitate, pașapoarte, permise de ședere și permise de conducere. Suportul pentru MRZ și scanare duplex este esențial.

3. Cum influențează OCR-ul eficiența procesului de onboarding?
Un OCR precis reduce corecțiile manuale și timpul de procesare. Erorile de recunoaștere cresc costurile și afectează experiența clientului.

4. Poate un scanner de documente să se integreze cu sistemele IT existente?
Da, majoritatea scannerelor profesionale oferă API-uri și SDK-uri pentru integrare cu CRM, DMS, ERP și platforme IDV/KYC.

5. Ce funcții de securitate sunt importante la selectarea unui scanner?
Iluminarea UV/IR, criptarea datelor și controlul retenției. Acestea ajută la detectarea fraudelor și la respectarea cerințelor GDPR.