Digitalizarea și trasabilitatea operațiunilor financiare devin priorități strategice pentru instituțiile publice și private, riscurile asociate cu gestionarea numerarului sunt tot mai atent monitorizate. Serviciile publice, administrațiile locale, instituțiile publice și organizațiile cu volum mare de tranzacții în numerar se confruntă constant cu provocări legate de acuratețea procesării, detecția bancnotelor contrafăcute și riscul de fraudă internă.

Gestionarea eficientă a numerarului nu mai este doar o chestiune de conformitate, ci o investiție directă în securitate operațională, transparență și încredere publică. Utilizarea echipamentelor moderne de numărat și sortat bani devine o necesitate în strategiile de prevenire a fraudelor financiare și de optimizare a fluxurilor de lucru.

De ce sunt vulnerabile procesele de numărare manuală

Gestionarea manuală a numerarului este, în continuare, o practică larg răspândită în multe instituții publice și organizații comerciale. Cu toate acestea, această abordare aduce cu sine o serie de riscuri majore, greu de controlat în lipsa unui sistem tehnologic bine pus la punct:

• erori umane frecvente: în medii aglomerate, sub presiune de timp, angajații pot face greșeli de numărare sau pot înregistra incorect sumele;
• fraude interne greu detectabile: fără trasabilitate individuală și audit digital, devine dificil să identifici responsabilul în cazul unei neconcordanțe;
• lipsa detecției pentru bancnote false: ochiul uman nu poate identifica în mod constant și fiabil elementele de securitate ale bancnotelor;
• timp consumat ineficient: procesele manuale consumă resurse importante care ar putea fi redirecționate către activități cu valoare adăugată mai mare.

În administrație, aceste deficiențe se traduc nu doar prin pierderi financiare, ci și prin scăderea încrederii cetățenilor și dificultăți în respectarea reglementărilor BNR privind circulația numerarului.

Tehnologii moderne de numărare și sortare a bancnotelor 

În mediul administrativ și financiar actual, tehnologiile moderne de numărare și sortare a bancnotelor optimizează operațiunile de casierie. Mai mult, mașinile de numărat bancnote asigură un nivel ridicat de securitate și conformitate cu normele bancare internaționale.

Arhitectura funcțională a unei mașini moderne de procesare numerar

Echipamentele profesionale de ultimă generație integrează mai multe sisteme electronice și optice, lucrând simultan pentru a asigura:

• numărarea precisă a bancnotelor;
• recunoașterea automată a valorii și valutei;
• sortarea după calitate și conformitate;
• detecția avansată a bancnotelor contrafăcute;
• raportare și trasabilitate digitală pentru fiecare sesiune.

Majoritatea modelelor moderne de mașini pentru sortat bancnote folosesc o combinație de senzori, procesoare de imagine, tehnologii de comunicare și module de analiză avansată.

Tehnologii de detecție și recunoaștere utilizate

Cele mai eficiente tehnologii pentru prevenirea fraudelor, cu ajutorul mașinilor de numărat și sortat bani sunt următoarele:

Senzori CIS (Contact Image Sensor)

Scanează întreaga suprafață a bancnotei și construiesc o imagine digitală de înaltă rezoluție. Tehnologia CIS este capabilă să detecteze:

• elemente de securitate tipărite;
• microtexte;
• coduri UV/IR invizibile ochiului uman;
• simboluri embossate sau filigrane.

Tehnologia Contact Image Sensor, prezentă la mașini moderne, precum Nucoun VC-7, are un rol important în identificarea bancnotelor contrafăcute și în sortarea după gradul de uzură.

Detectare UV (Ultraviolet)

Verifică prezența și poziționarea elementelor fluorescente, specifice fiecărei valute. Dacă aceste semne lipsesc, reprezintă o suspiciune de fals.

Detectare IR (Infraroșu)

Analizează tiparele de absorbție și reflectare ale bancnotei în spectrul IR. Unele elemente de securitate pot fi observate doar prin această metodă.

Senzori MG/MR (Magnetism și Răspuns Magnetic)

Verifică prezența cernelurilor magnetice în zonele cunoscute ale bancnotei. Acestea nu pot fi replicate fidel de către falsificatori.

Senzori de dimensiune și grosime

Aceștia măsoară dimensiunile exacte ale fiecărei bancnote – lungime, lățime și grosime – detectând astfel bancnotele duble, suprapuse sau străine (ex. tichete, hârtii).

Tehnologia de sortare automată

Utilizează în mod eficient soluții moderne, precum:

Buzunare multiple (2+1, 3+1 etc.)

Mașinile moderne includ buzunare de sortare dedicate pentru:

• bancnote conforme (de calitate);
• bancnote suspecte;
• bancnote deteriorate;
• bancnote nerecunoscute (ex. valute neacceptate sau tichete).

Acest lucru permite procesarea continuă fără oprirea aparatului pentru fiecare eroare, crescând semnificativ eficiența operațională. De exemplu, mașina de numărat bancnote Bellcon C410 poate gestiona între 800 și 1.500 de bancnote pe minut. Dispune de funcții de numărare pe loturi (batch) și adunare (add). 

Sorting by fitness (Conformitate pentru recirculare)

Conform reglementărilor BNR și ECB (European Central Bank), bancnotele trebuie verificate înainte de a fi recirculate. Aparatele moderne evaluează:

• rupturi, colțuri lipsă;
• pete, scrisuri, contaminare;
• pliuri excesive;
• uzură neuniformă.  

Acest proces automat garantează că doar bancnotele în stare bună sunt reintroduse în circulație.

Integrarea cu infrastructura IT și audit  

Prevenirea fraudelor în administrație este realizată prin implementarea unor sisteme complexe, bazate pe:

Conectivitate:

• LAN / Ethernet – pentru integrarea în rețelele interne;
• USB și SD Card – pentru export local de date;
• RS-232 – conectare la sisteme vechi de contabilitate sau ERP.

Raportare și monitorizare:

• fiecare sesiune de procesare este înregistrată digital;
• utilizatorii pot fi autentificați individual (cu parole sau ID);
• se generează rapoarte CSV/PDF/Excel cu date despre:

1. numărul de bancnote;
2. sume per valută;
3. număr de bancnote suspecte;
4. acțiuni operator.

Aceste caracteristici sunt foarte importante pentru administrațiile publice și locale, diferite instituții și agenții. Asigură baza informațională și procedurală pentru audit intern, raportări fiscale și investigații în caz de incidente.

AI și învățare automată

Unele modele high-end integrează componente de inteligență artificială (AI) și algoritmi de învățare automată care:

• îmbunătățesc continuu acuratețea recunoașterii bancnotelor noi;
• se adaptează la modele de contrafacere emergente;
• pot fi actualizate de la distanță cu noile seturi de reguli.
  
  
  

Beneficii concrete pentru prevenirea fraudelor în administrație

Investiția în echipamente de procesare numerar nu este doar o decizie tehnologică, ci una strategică. Este un pas important către un sistem mai sigur, mai eficient și mai ușor de auditat. Iat[ care sunt avantajele principale:

Detectarea automată a bancnotelor false

Dispozitivele precum NC8500 oferă un nivel de siguranță imposibil de egalat prin metode manuale. Bancnotele contrafăcute sunt eliminate automat din circuit, reducând riscul de pierderi sau implicare în rețele de falsificare.

Audit digital și trasabilitate completă

Fiecare sesiune de numărare este înregistrată și poate fi atribuită unui operator. În cazul unei verificări, instituția poate prezenta istoricul exact al fiecărei tranzacții.

Reducerea la zero a erorilor de numărare

Cu o marjă de eroare sub 0.1%, aceste echipamente garantează acuratețe maximă, indiferent de volumul de lucru.

Conformitate cu reglementările legale

Utilizarea acestor echipamente, recunoscute de BNR, permite instituțiilor să recircule bancnote, reducând costurile cu transportul și depozitarea.

Optimizarea resurselor umane

Personalul administrativ poate fi realocat către activități strategice, întrucât timpul petrecut pentru verificarea manuală scade considerabil.

Cum implementezi eficient aceste soluții în administrație

Pentru ca adoptarea tehnologiei să fie eficientă, este necesară o abordare structurată, adaptată nevoilor specifice fiecărei instituții. Se recomandă parcurgerea următoarelor etape:

1.Evaluarea volumului de numerar procesat lunar

Analizează numărul de tranzacții, tipurile de bancnote utilizate și nivelul de fluctuație pentru a alege un model adecvat.

2. Selectarea echipamentului potrivit

Alege între modele precum:

• Masterwork NC8500 – pentru fluxuri mari și funcționalități avansate;
• BellCount C410 – pentru unități de dimensiune medie;
• RIBAO BC-55 – pentru operațiuni de front office.

3. Training pentru personalul operativ
O sesiune de instruire asigură că operatorii pot utiliza corect echipamentele și pot interpreta corect alertele sau rapoartele.

4. Integrarea cu infrastructura IT existentă
Conectarea mașinilor de numărat la sistemele interne de raportare și ERP este esențială pentru automatizarea completă.

5. Implementarea protocoalelor de control intern
Aplică proceduri și politici clare de utilizare, logare, revizuire a rapoartelor și menținere a echipamentelor.

6. Servicii de mentenanță și suport tehnic
Colaborează cu furnizori specializați, precum Eutron, care oferă servicii de suport post-vânzare, update-uri software și intervenții rapide.

Modernizarea proceselor de gestiune a numerarului este esențială pentru instituțiile care doresc să își consolideze securitatea financiară și să reducă riscurile operaționale. Tehnologia oferită de Eutron se bazează pe cele mai înalte standarde de calitate, fiind deja validată și utilizată cu succes în numeroase instituții publice și private din România.

Mașinile moderne de numărat și sortat bancnote contribuie direct la reducerea riscului de fraudă, optimizarea resurselor și creșterea controlului intern. Alegând  soluții certificate și testate, instituțiile publice și operatorii economici asigură eficiența operațională, pe termen lung.