„Achizitionarea unui sistem de optimizare a fluxurilor de pacienti, de la Eutron, ne-a ajutat la eliminarea nodurilor din cadrul fluxului. Pe baza datelor furnizate de sistem putem acum sa luam foarte multe decizii iar pacientii sunt foarte incantati de sistem.” Madalina Caraiani, Manager Relatii Clienti, Synevo Bucuresti

 

 

SYNEVO, divizia de servicii medicale de laborator a grupului Medicover, si-a inceput in 1995 activitatea din Romania, oferind servicii de laborator la standarde de calitate internationale. Astazi, SYNEVO este lider de piata, prezent cu 11 laboratoare in Bucuresti si in judetele Constanta, Cluj, Dolj, Iasi, Satu-Mare, Suceava, Timis. 

SYNEVO ofera peste 950 de investigatii diferite de laborator, incepand cu hematologie, chimie, microbiologie, imunologie si pana la alergologie si biologie moleculara. Peste 100 de centre si laboratoare medicale private colaboreaza azi cu SYNEVO. Mai mult de 2.000 de pacienti trec zilnic pragul laboratoarelor SYNEVO, unde se efectueaza peste 13.000 de teste. 

Extinderea teritoriala a companiei, astazi cu personalitate juridica de sine statatoare, a depasit in 2003 granitele tarii. In Bucuresti, unul dintre cele mai cunoscute si mai moderne puncte de recoltare a probelor este cel al Laboratorului Synevo Bucuresti, din Strada Grozovici (din apropierea Spitalului Colentina), un spatiu in care afluxul de pacienti este unul dintre cele mai mari.

 

Si la punctul de recoltare a probelor de la Laboratorul Synevo din strada Grozovici, la fel ca la multe alte laboratoare de acelasi gen, majoritatea pacientilor veneau foarte devreme. O dimineata obisnuita incepea si la Laboratorul Synevo din strada Grozovici cu aglomeratie si cozi. Cand diverse categorii de persoane – femei gravide, copii mici, persoane cu dizabilitati – primeau prioritate, incepeau si discutiile. Inevitabil apareau frustrari, chiar daca existau si afise pe care erau scrise categoriile de prioritati iar angajatii Synevo se straduiau sa mentina ordinea. In plus, pentru ca la Laboratorul din Grozovici exista mai multe cabinete de recoltare, cateodata apareau confuzii: pacientul nu stia in care cabinet trebuie sa intre si de unde fusese invitat pentru recoltare.

Pentru ca un factor important pentru fiecare om, in viata sa de zi cu zi, il reprezinta timpul, managerii Synevo – si, in general, intreaga echipa a acestei organizatii – doresc, asa cum au dorit dintotdeauna, sa-l gestioneze cat mai bine pentru pacienti. Pentru ca Synevo sa dezvolte o relatie cat mai buna cu clientii sai si pentru ca tine cont de sugestiile si solicitarile acestora, a fost necesara o schimbare.

 

Solutia (descriere sistem) 

In cadrul unui plan mai amplu, Synevo a achizitionat si un sistem de fluidizare a fluxurilor de pacienti si de monitorizare a activitatii din cabinete. Oferta Eutron – un sistem de management al fluxurilor de clienti SOLO, de la liderul mondial Q-Matic, a fost considerata a fi cea mai buna.

Solutia SOLO este autonoma: in centrul sistemului se afla o unitate de management ce coordoneaza echipamentele periferice (display-uri, console).

La punctul principal de receptie, clientii primesc un bon ce contine numarul de ordine, data si ora emiterii, numarul de persoane aflate deja in asteptare si timpul mediu de asteptare. Apoi, clientul este apelat prin intermediul mai multor afisaje si printr-un semnal sonor. Sistemul este usor de utilizat, pentru functionare fiind necesara doar o alimentare la 220 Volti.

 

De asemenea, sistemul poate edita, pentru manageri, rapoarte statistice privind activitatea din receptie (timpul mediu al unei recoltari, numarul de pacienti pe diferite intervale de timp, timpul mediu de asteptare, perioadele aglomerate etc.).

 

Primele beneficii vizibile clar ale implementarii sistemului SOLO, la Synevo, au fost imbunatatirea conditiilor de asteptare si posibilitatea unei prioritizari a categoriilor de pacienti. In consecinta, acum se realizeaza o distributie mai buna a pacientilor pe fiecare cabinet de recoltare a analizelor, iar timpul de asteptare a scazut pentru fiecare pacient. In plus, asistentele din cabinetele de recoltare isi pot planifica mai bine activitatea. Pe de alta parte, foarte importanta pentru SYNEVO era si protectia datelor pe care clientii sai i le pun la dispozitie. Asemenea informatii sunt administrate cu grija si confidentialitate, iar implementarea sistemului SOLO, de la Eutron, a oferit posibilitati suplimentare pentru a respecta acest principiu.

Toate acestea au dus in mod evident la o crestere a satisfactiei pacientilor, iar reactia lor a fost vizibil una de apreciere a noului sistem implementat la Synevo.

Un alt beneficiu major rezulta si din faptul ca sistemul de monitorizare poate oferi rapoarte statistice, in urma carora se pot face diverse evaluari. Astfel, managerii obtin, ca urmare a utilizarii aplicatiei SOLO, informatii despre traficul pe ora, timpul cat asteapta fiecare pacient pentru fiecare cabinet de recoltare, durata recoltarii analizelor pe fiecare cabinet in parte etc. Sistemul permite si definirea perioadei de timp pe care se fac analizele statistice: o zi, o luna, un an sau mai multi, putand sa genereze, pe astfel de perioade diferite de timp, grafice diferite, ca de exemplu:

1.Curba numarului de pacienti aflati in asteptare la inceputul fiecarei ore;

2.Curba numarului de pacienti apelati pe ora si pe cabinet;

3.Curba duratelor maxime de asteptare, pe ora;

4.Curba timpului de servire pentru fiecare cabinet

Castigurile de timp, potentarea managerilor in a lua decizii pe baza unui plus valoros de informatii, cresterea numarului de recoltari potentiale si chiar a numarului total de pacienti – prin fidelizare si atragere de clienti noi, data fiind cresterea satisfactiei lor – toate acestea duc evident si la un plus de eficienta economica a companiei.

Utilizarea acestui sistem de monitorizare a fluxului de pacienti a avut un impact pozitiv in activitatea Synevo, ceea ce a determinat conducerea companiei sa extinda experienta si in alt punct de recoltare, Synevo Plevnei, care de asemenea este un centru cu o adresabilitate mare.

 

 

1. Diferente sistem Q-MATIC vs. concurenta
Solutia oferita de Eutron s-a dovedit superioara, datorita abilitatii de  a furniza un sistem complet, in care toate informatiile, inclusiv statisticile, sa fie oferite in limba romana. Un alt atu l-au constituit serviciile oferite in faza de pre-implementare, de analiza si consultanta, ca si in furnizarea, in acelasi timp, a unui sistem de dirijare si delimitare a accesului clientilor.